POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

1. Niniejszy dokument zatytułowany „Polityka ochrony danych osobowych” (zwany w dalszej treści dokumentu: „Polityka”) ma za zadanie stanowić mapę wymogów, zasad i regulacji ochrony danych osobowych w działalności gospodarczej pod nazwą GROW SMART & PARTNERS MARIUSZ SASIAK, z siedzibą w 40-855 Katowice, ul. Wincentego Janasa 15A lok. 26, adres korespondencyjny: 40-594 Katowice, ul. Józefa Gallusa 12/13, NIP: 6341897253, REGON: 240872464. Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).

2. Polityka zawiera:
a. opis zasad ochrony danych obowiązujących w naszej działalności,
b. odwołania do załączników uszczegóławiających (wzorcowe procedury lub instrukcje dotyczące poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych wymagających doprecyzowania w odrębnych dokumentach).
3. Odpowiedzialny za wdrożenie i utrzymanie niniejszej Polityki jest:
a. Właściciel Mariusz Sasiak, prowadzący GROW SMART gospodarczą pod nazwą GROW SMART & PARTNERS MARIUSZ SASIAK, z siedzibą w 40-855 Katowice, ul. Wincentego Janasa 15A lok. 26, adres korespondencyjny: 40-594 Katowice, ul. Józefa Gallusa 12/13, NIP: 6341897253, REGON: 240872464.;
b. Inspektor Ochrony Danych, jeżeli został powołany w ramach prowadzonej działalności,
c. wszyscy członkowie personelu prowadzonej przeze mnie działalności.

Zobowiązany jestem też do zapewnienia zgodności postępowania moich kontrahentów z niniejszą Polityką w odpowiednim zakresie, gdy dochodzi do przekazania im danych osobowych w ramach prowadzonej współpracy.

SKRÓTY I DEFINICJE:

o Polityka oznacza niniejszą Politykę ochrony danych osobowych, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu. 
o RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).
o Dane oznaczają dane osobowe, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.
o Dane szczególnych kategorii oznaczają dane wymienione w art. 9 ust.1 RODO, tj. dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej.
o Dane karne oznaczają dane wymienione w art. 10 RODO, tj. dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa.
o Dane dzieci oznaczają dane osób poniżej 16 roku życia.
o Osoba oznacza osobę, której dane dotyczą, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.
o Podmiot przetwarzający oznacza organizację lub osobę, której w ramach działalności powierzam przetwarzanie danych osobowych (np. usługodawca IT, zewnętrzna księgowość).
o Profilowanie oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.
o Eksport danych oznacza przekazanie danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
o IOD lub Inspektor oznacza Inspektora Ochrony Danych Osobowych.
o RCPD lub Rejestr oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH – ZASADY OGÓLNE

Filary ochrony danych osobowych:

1) Legalność – dbamy o ochronę prywatności i przetwarzamy dane zgodnie z prawem.
2) Bezpieczeństwo – zapewniamy odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, podejmując stale działania w tym zakresie.
3) Prawa jednostki – umożliwiamy osobom, których dane przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje.
4) Rozliczalność – dokumentujemy to, w jaki sposób spełniamy obowiązki, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność.

Zasady ochrony danych

Przetwarzamy dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad:
1) w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm);
2) rzetelnie i uczciwie (rzetelność);
3) w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (transparentność);
4) w konkretnych celach i nie „na zapas” (minimalizacja);
5) nie więcej niż potrzeba (adekwatność);
6) z dbałością o prawidłowość danych (prawidłowość);
7) nie dłużej niż potrzeba (czasowość);
8) zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (bezpieczeństwo).

System ochrony danych

System ochrony danych osobowych składa się z następujących elementów:

1. Inwentaryzacja danych. Dokonujemy identyfikacji zasobów danych osobowych w Spółce, klas danych, zależności między zasobami danych, identyfikacji sposobów wykorzystania danych (inwentaryzacja), w tym:
a. przypadków przetwarzania danych szczególnych kategorii i danych karnych;
b. przypadków przetwarzania danych osób, których nie identyfikujemy (dane niezidentyfikowane); 
c. przypadków przetwarzania danych dzieci;
d. profilowania;
e. współadministrowania danymi.
2. Rejestr. Opracowujemy, prowadzimy i utrzymujemy Rejestr Czynności Danych Osobowych w Spółce (Rejestr). Rejestr jest narzędziem rozliczania zgodności z ochroną danych w Spółce.
3. Podstawy prawne. Zapewniamy, identyfikujemy, weryfikujemy podstawy prawne przetwarzania danych i rejestrujemy je w Rejestrze, w tym:
a. utrzymujemy system zarządzania zgodami na przetwarzanie danych i komunikację na odległość,
b. inwentaryzujemy i uszczegóławia uzasadnienie przypadków, gdy przetwarzamy dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu.
4. Obsługa praw jednostki. Spełniamy obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarzamy, oraz zapewniamy obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym:
a. obowiązki informacyjne. GROW SMART przekazuje osobom prawem wymagane informacje przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych obowiązków;
b. możliwość wykonania żądań. GROW SMART weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego wykonania każdego typu żądania przez siebie i swoich przetwarzających;
c. obsługa żądań. GROW SMART zapewnia odpowiednie nakłady i procedury, aby żądania osób były realizowane w terminach i w sposób wymagany RODO i dokumentowane;
d. zawiadamianie o naruszeniach. GROW SMART stosuje procedury pozwalające na ustalenie konieczności zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych.
5. Minimalizacja. GROW SMART posiada zasady i metody zarządzania minimalizacją (privacy by default), a w tym:
a. zasady zarządzania adekwatnością danych;
b. zasady reglamentacji i zarządzania dostępem do danych;
c. zasady zarządzania okresem przechowywania danych i weryfikacji dalszej przydatności.
6. Bezpieczeństwo. GROW SMART zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym:
a. przeprowadza analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii;
b. przeprowadza oceny skutków dla ochrony danych tam, gdzie ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie;
c. dostosowuje środki ochrony danych do ustalonego ryzyka;
d. posiada system zarządzania bezpieczeństwem informacji;
e. stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych – zarządza incydentami.
7. Przetwarzający. GROW SMART posiada zasady doboru przetwarzających dane na rzecz GROW SMART, wymogów co do warunków przetwarzania (umowa powierzenia), zasad weryfikacji wykonywania umów powierzenia.
8. Eksport danych. GROW SMART posiada zasady weryfikacji, czy GROW SMART nie przekazuje danych do państw trzecich (czyli poza UE, Norwegię, Liechtenstein, Islandię) lub do organizacji międzynarodowych oraz zapewnienia zgodnych z prawem warunków takiego przekazywania, jeśli ma ono miejsce.
9. Privacy by design. GROW SMART zarządza zmianami wpływającymi na prywatność. W tym celu procedury uruchamiania nowych projektów i inwestycji w GROW SMART uwzględniają konieczność oceny wpływu zmiany na ochronę danych, analizę ryzyka, zapewnienie prywatności (a w tym zgodności celów przetwarzania, bezpieczeństwa danych i minimalizacji) już w fazie projektowania zmiany, inwestycji czy na początku nowego projektu.

INWENTARYZACJA

Dane szczególnych kategorii i dane karne

GROW SMART identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane szczególnych kategorii lub dane karne, oraz utrzymuje dedykowane mechanizmy zapewnienia zgodności z prawem przetwarzania takich danych. W przypadku zidentyfikowania przypadków przetwarzania danych szczególnych kategorii lub danych karnych GROW SMART postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.

Dane niezidentyfikowane

GROW SMART identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane niezidentyfikowane, i utrzymuje mechanizmy ułatwiające realizację praw osób, których dotyczą dane niezidentyfikowane.

Profilowanie

GROW SMART identyfikuje przypadki, w których dokonuje profilowania przetwarzanych danych, i utrzymuje mechanizmy zapewniające zgodność tego procesu z prawem. W przypadku zidentyfikowania przypadków profilowania i zautomatyzowanego podejmowania decyzji GROW SMART postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.

Współadministrowanie

GROW SMART identyfikuje przypadki współadministrowania danymi i postępuje w tym zakresie zgodnie z przyjętymi zasadami.

REJESTR CZYNNOŚCI PRZETWARZANIA DANYCH

1. RCPD stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę mapy przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających realizację fundamentalnej zasady, na której opiera się cały system ochrony danych osobowych, czyli zasady rozliczalności.
2. GROW SMART prowadzi Rejestr Czynności Przetwarzania Danych, w którym inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe.
3. Rejestr jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających GROW SMART rozliczanie większości obowiązków ochrony danych.
4. W Rejestrze dla każdej czynności przetwarzania danych, którą GROW SMART uznała za odrębną dla potrzeb Rejestru, GROW SMART odnotowuje co najmniej: (i) nazwę czynności, (ii) cel przetwarzania, (iii) opis kategorii osób, (iv) opis kategorii danych, (v) podstawę prawną przetwarzania, wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego interesu GROW SMART, jeśli podstawą jest uzasadniony interes, (vi) sposób zbierania danych, (vii) opis kategorii odbiorców danych (w tym przetwarzających),
5. (viii) informację o przekazaniu poza EU/EOG; (ix) ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych.
6. GROW SMART rejestruje informacje w miarę potrzeb i możliwości, z uwzględnieniem tego, że pełniejsza treść Rejestru ułatwia zarządzanie zgodnością ochrony danych i rozliczenie się z niej.

PODSTAWY PRZETWARZANIA

1. GROW SMART dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania.
2. Wskazując w dokumentach ogólną podstawę prawną (zgoda, umowa, obowiązek prawny, żywotne interesy, zadanie publiczne / władza publiczna, uzasadniony cel Działalności), GROW SMART dookreśla podstawę w precyzyjny i czytelny sposób, gdy jest to potrzebne. Np. dla zgody – wskazując jej zakres, gdy podstawą jest prawo – wskazując konkretny przepis i inne dokumenty, np. umowę, porozumienie administracyjne, żywotne interesy – wskazując kategorie zdarzeń, w których się zmaterializują, uzasadniony cel – wskazując konkretny cel, np. marketing własny, dochodzenie roszczeń.
3. GROW SMART wdraża metody zarządzania zgodami umożliwiające rejestrację i weryfikację posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu, zgody na komunikację na odległość (e mail, telefon, SMS itp.) oraz rejestrację odmowy zgody, cofnięcia zgody i podobnych czynności (sprzeciw, ograniczenie itp.).

 

 

SPOSÓB OBSŁUGI PRAW JEDNOSTKI I OBOWIĄZKÓW INFORMACYJNYCH

1. GROW SMART dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane przetwarza.
2. GROW SMART ułatwia osobom korzystanie z ich praw poprzez różne działania, w tym: zamieszczenie na stronie internetowej informacji lub odwołań do informacji o prawach osób, sposobie skorzystania z tych praw, w tym wymaganiach dotyczących identyfikacji, metodach kontaktu w tym celu, ewentualnym cenniku żądań „dodatkowych” itp.
3. GROW SMART dba o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem osób.
4. GROW SMART wprowadza adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla potrzeb realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych.
5. W celu realizacji praw jednostki GROW SMART zapewnia procedury i mechanizmy pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane w ramach prowadzonej przez GROW SMART działalności, zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany i usuwać je w sposób zintegrowany.
6. GROW SMART dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.

OBOWIĄZKI INFORMACYJNE

1. GROW SMART określa zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązków informacyjnych.
2. GROW SMART informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby.
3. GROW SMART informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby.
4. GROW SMART informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osobie niebezpośrednio od niej.
5. GROW SMART określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam, gdzie to jest możliwe (np. tabliczka o objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym).
6. GROW SMART informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych.
7. GROW SMART informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.
8. GROW SMART informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe).
9. GROW SMART informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.
10. GROW SMART bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.

ŻĄDANIA OSÓB

Prawa osób trzecich. Realizując prawa osób, których dane dotyczą, GROW SMART wprowadza proceduralne gwarancje ochrony praw i wolności osób trzecich. W szczególności w przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości o tym, że wykonanie żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa do przeniesienia danych może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób (np. prawa związane z ochroną danych innych osób, prawa własności intelektualnej, tajemnicę handlową, dobra osobiste), GROW SMART może się zwrócić do osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową zadośćuczynienia żądaniu.

Nieprzetwarzanie. GROW SMART informuje osobę o tym, że nie przetwarza danych jej dotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.

Odmowa. GROW SMART informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.

Dostęp do danych. Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych GROW SMART informuje osobę, czy przetwarza jej dane, oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO (zakres odpowiada obowiązkowi informacyjnemu przy zbieraniu danych), a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych, z zastrzeżeniem, że kopii danych wydanej w wykonaniu prawa dostępu do danych GROW SMART nie uzna za pierwszą nieodpłatną kopię danych dla potrzeb opłat za kopie danych.

Kopie danych. Na żądanie GROW SMART wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych. GROW SMART wprowadza i utrzymuje cennik kopii danych, zgodnie z którym pobiera opłaty za kolejne kopie danych. Cena kopii danych skalkulowana jest na podstawie oszacowanego jednostkowego kosztu obsługi żądania wydania kopii danych.

Sprostowanie danych. GROW SMART dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby. GROW SMART ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych GROW SMART informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

Uzupełnienie danych. GROW SMART uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. GROW SMART ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych (np. GROW SMART nie musi przetwarzać danych, które są mu zbędne). GROW SMART może polegać na oświadczeniu osoby co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez GROW SMART procedur (np. co do pozyskiwania takich danych), prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.

Usunięcie danych. Na żądanie osoby GROW SMART usuwa dane, gdy:
(1) dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane, ani przetwarzane w innych zgodnych z prawem celach,
(2) zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
(3) osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,
(4) dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,
(5) konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego,
(6) żądanie dotyczy danych dziecka zebranych na podstawie zgody w celu świadczenia usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio dziecku (np. profil dziecka na portalu społecznościowym, udział w konkursie na stronie internetowej). GROW SMART określa sposób obsługi prawa do usunięcia danych w taki sposób, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa w art. 17 ust. 3 RODO. Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez GROW SMART, GROW SMART podejmuje rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorów przetwarzających te dane osobowe o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich. W przypadku usunięcia danych GROW SMART informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

Ograniczenie przetwarzania. GROW SMART dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:
a) osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość,
b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
c) GROW SMART nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
d) osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie GROW SMART zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu. W trakcie ograniczenia przetwarzania GROW SMART przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego. GROW SMART informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania. W przypadku ograniczenia przetwarzania danych GROW SMART informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

Przenoszenie danych. Na żądanie osoby GROW SMART wydaje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu podmiotowi,
jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona GROW SMART, przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej w systemach informatycznych GROW SMART.

Sprzeciw w szczególnej sytuacji. Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez GROW SMART w oparciu o uzasadniony interes GROW SMART lub o powierzone GROW SMART zadanie w interesie publicznym, GROW SMART uwzględni sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie GROW SMART ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Sprzeciw względem marketingu bezpośredniego. Jeżeli osoba zgłosi sprzeciw względem przetwarzania jej danych przez GROW SMART na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tym ewentualnie profilowania), GROW SMART uwzględni sprzeciw i zaprzestanie takiego przetwarzania.

Prawo do ludzkiej interwencji przy automatycznym przetwarzaniu. Jeżeli GROW SMART przetwarza dane w sposób automatyczny, w tym w szczególności profiluje osoby i w konsekwencji podejmuje względem osoby decyzje wywołujące skutki prawne lub inaczej istotnie wpływające na osobę, GROW SMART zapewnia możliwość odwołania się do interwencji i decyzji człowieka po stronie GROW SMART, chyba że taka automatyczna decyzja: (i) jest niezbędna do zawarcia lub wykonania umowy między odwołującą się osobą a GROW SMART, lub (ii) jest wprost dozwolona przepisami prawa, lub (iii) opiera się na wyraźnej zgodzie odwołującej osoby.

MINIMALIZACJA

GROW SMART dba o minimalizację przetwarzania danych pod kątem: (i) adekwatności danych do celów (ilości danych i zakresu przetwarzania), (ii) dostępu do danych, (iii) czasu przechowywania danych.

Minimalizacja zakresu. GROW SMART zweryfikowała zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach wdrożenia RODO. GROW SMART dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok.
GROW SMART przeprowadza weryfikację zmian co do ilości i zakresu przetwarzania
danych w ramach procedur zarządzania zmianą (privacy by design).

Minimalizacja dostępu. GROW SMART stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych: prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień), fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń) i logiczne (ograniczenia uprawnień do systemów przetwarzających dane osobowe i zasobów sieciowych, w których rezydują dane osobowe). GROW SMART stosuje kontrolę dostępu fizycznego. GROW SMART dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób oraz zmianach podmiotów przetwarzających.

GROW SMART dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i aktualizuje ich nie rzadziej niż raz na rok. Szczegółowe zasady kontroli dostępu fizycznego i logicznego zawarte są w procedurach bezpieczeństwa fizycznego i bezpieczeństwa informacji GROW SMART.

Minimalizacja czasu. GROW SMART wdraża mechanizmy kontroli cyklu życia danych osobowych w GROW SMART, w tym weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminów i punktów kontrolnych wskazanych w Rejestrze. Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu, są usuwane z systemów produkcyjnych GROW SMART, jak też z akt podręcznych i głównych. Dane takie mogą być archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji przetwarzanych przez GROW SMART. Procedury archiwizacji i korzystania z archiwów, tworzenia i wykorzystania kopii zapasowych uwzględniają wymagania kontroli nad cyklem życia danych, a w tym wymogi usuwania danych.

BEZPIECZEŃSTWO

GROW SMART zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych przez GROW SMART.

Analizy ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa

GROW SMART przeprowadza i dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu: 
(1) GROW SMART zapewnia odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwie informacji, cyberbezpieczeństwie i ciągłości działania – wewnętrznie lub ze wsparciem podmiotów wyspecjalizowanych.
(2) GROW SMART kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka, które przedstawiają.
(3) GROW SMART przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii. GROW SMART analizuje możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych, uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia. 
(4) GROW SMART ustala możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa i ocenia koszt ich wdrażania. W tym GROW SMART ustala przydatność i stosuje takie środki i podejście, jak:
(i) pseudonimizacja,
(ii) szyfrowanie danych osobowych,
(iii) inne środki cyberbezpieczeństwa składające się na zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania,
(iv) środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skutkom katastrof, czyli zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego.
(5) 13.2. Oceny skutków dla ochrony danych GROW SMART dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie. GROW SMART stosuje metodykę oceny skutków przyjętą w GROW SMART.

Środki bezpieczeństwa

GROW SMART stosuje środki bezpieczeństwa ustalone w ramach analiz ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa oraz ocen skutków dla ochrony danych. Środki bezpieczeństwa danych osobowych stanowią element środków bezpieczeństwa informacji i zapewnienia cyberbezpieczeństwa w GROW SMART i są bliżej opisane w procedurach przyjętych przez GROW SMART dla tych obszarów.

Zgłaszanie naruszeń

GROW SMART stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.

PRZETWARZAJĄCY

GROW SMART posiada zasady doboru i weryfikacji przetwarzających dane na rzecz GROW SMART opracowane w celu zapewnienia, aby przetwarzający dawali wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych dla zapewnienia bezpieczeństwa, realizacji praw jednostki i innych obowiązków ochrony danych spoczywających na GROW SMART. GROW SMART przyjęła minimalne wymagania co do umowy powierzenia przetwarzania danych. GROW SMART rozlicza przetwarzających z wykorzystania pod przetwarzających, jak też z innych wymagań wynikających z Zasad powierzenia danych osobowych.

EKSPORT DANYCH

GROW SMART rejestruje w Rejestrze przypadki eksportu danych, czyli przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG w 2017 r. = Unia Europejska, Islandia, Liechtenstein i Norwegia). Aby uniknąć sytuacji nieautoryzowanego eksportu danych w szczególności w związku z wykorzystaniem publicznie dostępnych usług chmurowych (shadow IT), GROW SMART okresowo weryfikuje zachowania użytkowników oraz w miarę możliwości udostępnia zgodne z prawem ochrony danych rozwiązania równoważne.

PROJEKTOWANIE PRYWATNOŚCI

GROW SMART zarządza zmianą mającą wpływ na prywatność w taki sposób, aby umożliwić zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych osobowych oraz minimalizacji ich przetwarzania.
W tym celu zasady prowadzenia projektów i inwestycji przez GROW SMART odwołują się do zasad bezpieczeństwa danych osobowych i minimalizacji, wymagając oceny wpływu na prywatność i ochronę danych, uwzględnienia i zaprojektowana bezpieczeństwa i minimalizacji przetwarzania danych od początku projektu lub inwestycji.